Databehandleravtale

1. Parter og omfang

Avtalen gjelder mellom NodeiWest AB, org.nr 559169-4210 (databehandleren), og kunden som har en avtale om NodeCE med oss (den behandlingsansvarlige). Den inngår i kundeavtalen og gjelder når kunden har godkjent bestillingsskjemaet. Varsler etter denne avtalen sendes slik punkt 1 i de allmenne vilkårene angir.

Avtalen gjelder behandlingen vi utfører på kundens vegne:

drift av NodeCE som skytjeneste;
e-post som NodeCE sender for kunden via oss, for eksempel innloggingskoder og invitasjoner;
support, også feilrapporter som brukerne sender fra NodeCE Desktop, for skytjenesten og for egen drift;
opplysninger i vår sentrale tjeneste om supporttilgang og samarbeid mellom organisasjoner, for eksempel navnene på dem som har startet, godkjent eller avsluttet dem.

2. Behandlingen

Vi behandler personopplysningene for å levere, drifte og gi support til NodeCE i henhold til kundeavtalen.

Opplysningene gjelder kundens brukere og medlemmer og personene som forekommer i kundens dokumentasjon. Det dreier seg om navn, e-postadresse, rolle og innloggingsopplysninger, om IP-adresser, opplysninger om nettlesere og enheter og om installasjoner av NodeCE Desktop, om arbeidsoppgaver og signeringer, om logger over hva brukerne har gjort, om det kunden selv legger inn i NodeCE og om det brukerne sender med en feilrapport, for eksempel logger, skjermbilder og filer. Kunden skal ikke legge inn sensitive personopplysninger i NodeCE.

Behandlingen pågår så lenge kundeavtalen gjelder og deretter inntil opplysningene er levert tilbake eller slettet etter punkt 10.

3. Instruksjoner

Vi behandler personopplysningene bare etter kundens dokumenterte instrukser, også når det gjelder overføring til land utenfor EU/EØS. Kundeavtalen, denne avtalen og kundens innstillinger i NodeCE er kundens instrukser. Krever EU-retten eller svensk lov at vi behandler opplysningene på en annen måte, sier vi fra til kunden før behandlingen starter, med mindre loven forbyr det av viktige samfunnshensyn. Mener vi at en instruks strider mot personvernreglene, sier vi fra til kunden umiddelbart.

Kunden er ansvarlig for at instruksene og personopplysningene kunden legger inn i NodeCE er i samsvar med personvernreglene.

4. Taushetsplikt

Alle som behandler personopplysningene hos oss, ansatte så vel som konsulenter, har taushetsplikt etter avtale eller lov. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt.

5. Sikkerhet

Vi gjennomfører de tekniske og organisatoriske tiltakene som kreves etter artikkel 32 i personvernforordningen. Tiltakene beskrives på nodece.se/trust. Vi kan endre tiltakene, men ikke slik at det samlede beskyttelsesnivået blir lavere.

6. Support

Vå driftsansvarlige arbeider i skytjenestens database bare når driften eller supporten krever det.

7. Underbehandlere

Kunden gir oss en generell forhåndsgodkjenning til å bruke underbehandlere. Vi bruker bare underbehandlere som gir tilstrekkelige garantier etter artikkel 28.1 i personvernforordningen, og som behandler opplysningene innenfor EU/EØS eller med en tillatt overføringsmekanisme. Underbehandlerne vi bruker finnes på nodece.se/subprocessors, med hvor de behandler opplysningene, hva de gjør og hvilke underbehandlere de selv bruker.

Vi sender e-post til kundens kontaktperson for avtalen minst 30 dager før en ny underbehandler begynner å behandle opplysningene. Kunden kan protestere skriftlig innen de 30 dagene; protesterer ikke kunden, har kunden godkjent underbehandleren. Kan vi ikke løse innvendingen, kan kunden si opp den delen av kundeavtalen som berøres, og vi betaler tilbake det kunden har betalt forskuddsvis for tiden etter oppsigelsen.

Vi inngår en databehandleravtale med hver underbehandler etter artikkel 28.4 i personvernforordningen, og vi er ansvarlige overfor kunden for underbehandlerens behandling. Gir en underbehandlers avtale kortere frister enn denne avtalen, står det på listen over underbehandlere. Bytter en underbehandler sine egne underbehandlere med kortere varsel enn 30 dager, sier vi fra til kunden når vi får vite det. Kunden kan da protestere frem til endringen trer i kraft, med samme rett til å si opp som ovenfor.

8. Overføring utenfor EU/EØS

Vi overfører personopplysninger til land utenfor EU/EØS bare når det finnes en tillatt overføringsmekanisme etter kapittel V i personvernforordningen. Skytjenestens opplysninger lagres innenfor EU, unntatt e-post og feilrapporter.

E-post fra NodeCE og feilrapporter fra NodeCE Desktop sendes via Resend, et amerikansk selskap. Resend lagrer dem i USA, med mottakerens adresse og navn, meldingen med vedlegg og logger over leveransen, så lenge som står på nodece.se/subprocessors. Overføringen omfattes av EU-kommisjonens beslutning om rammeverket for personvern mellom EU og USA, der Resend er sertifisert. Er Resend ikke lenger sertifisert, omfattes den av EU-kommisjonens standardavtaleklausuler (modul tre). Resend bruker også opplysninger om hvordan tjenesten brukes, blant annet avsenderens og mottakerens adresser og logger, til egne formål: for å levere og forbedre tjenesten, forebygge svindel og misbruk, kontrollere identitet og drive sin virksomhet. Det gjør Resend som selvstendig behandlingsansvarlig, og kunden oppgir Resend som mottaker i sin egen informasjon til de registrerte. En kunde med egen drift kan sende e-posten via sin egen e-postserver, men feilrapportene går alltid via Resend.

9. Hjelp til kunden

Vi hjelper kunden, så langt det er mulig med tanke på hvordan behandlingen foregår, med å:

besvare henvendelser fra registrerte, for eksempel om sletting eller registerutdrag;
oppfylle kravene til sikkerhet;
melde personopplysningssikkerhetsbrudd til tilsynsmyndigheten og informere de registrerte;
gjennomføre personvernkonsekvensvurderinger og forhåndsdrøftinger.

Kunden er selv ansvarlig for meldinger og for informasjon til de registrerte.

Oppdager vi et brudd på personopplysningssikkerheten, varsler vi kundens sikkerhetskontakt uten unødig opphold. Varselet beskriver, så langt vi vet:

hva som har skjedd;
hvilke kategorier personer og opplysninger som berøres, og omtrent hvor mange;
hvilke konsekvenser hendelsen sannsynligvis får;
hva vi har gjort;
hvem hos oss kunden kan kontakte.

Opplysninger vi ikke har på det tidspunktet, leverer vi så snart vi har dem.

10. Når avtalen opphører

Når kundeavtalen opphører, henter kunden sine opplysninger, og vi sletter dem etter punkt 9 i de allmenne vilkårene. Våre sikkerhetskopier av dem slettes 30 dager senere. Feilrapporter og supportsaker slettes innen 90 dager etter at kundeavtalen har opphørt. Resend sletter sine kopier etter sine vilkår, som står på nodece.se/subprocessors.

Sletter kunden en person i NodeCE, forblir personens navn på dokumenter som loven krever at kunden tar vare på, for eksempel signerte protokoller.

11. Revisjon

Vi gir kunden all informasjon som trengs for å vise at vi oppfyller artikkel 28 i personvernforordningen, og vi deltar i revisjoner, også inspeksjoner, som kunden eller en revisor kunden engasjerer gjennomfører.

Kunden varsler en revisjon skriftlig minst 30 dager på forhånd og oppgir hva den skal omfatte.
En revisjon gjennomføres høyst én gang per tolv måneder, i kontortiden. Hos Resend skjer revisjon etter Resends vilkår, høyst én gang per kalenderår.
Etter et brudd på personopplysningssikkerheten som gjelder kundens opplysninger, eller når en tilsynsmyndighet krever det, kan kunden revidere oftere og med kortere varsel.
Vi svarer først med dokumentasjon: vår beskrivelse av sikkerheten, våre rutiner, utdrag fra organisasjonens historikk og vårt register over behandlinger. Er det ikke nok, velger kunden hvordan revisjonen gjennomføres.
Revisoren har taushetsplikt og får ikke utvikle eller selge programvare for maskinsikkerhet, CE-merking eller kjemikaliehåndtering. En revisjon gir ikke tilgang til andre kunders opplysninger.
Hver part dekker sine egne kostnader.

12. Ansvar og tvister

Denne avtalen påvirker ikke de registrertes rett til erstatning etter artikkel 82 i personvernforordningen. Hver part betaler sine egne sanksjonsgebyrer. Mellom partene gjelder ansvarsbegrensningen i punkt 10 i de allmenne vilkårene, også når en part krever den andre for dennes del av en erstatning til en registrert. Svensk lov gjelder, og tvister avgjøres slik punkt 14 i de allmenne vilkårene angir.